Kommen Ihnen folgende Fragestellungen aus Ihrem KundenManagement bekannt vor?
- Warum hat der Kunde die zugestellte Rechnung noch nicht bezahlt?
- Wer ist in der Division für die Bearbeitung dieses Falles zuständig?
- Zu welchem Kundenauftrag gehört dieser Klärungsfall?
- Warum haben wir keine Liste der überfälligen Debitoren-Posten nach Status, Eskalationsgrund, Verantwortlichkeit?
Diese und weitere Fragen aus dem Bereich des „DebitorenManagement“ sind alltäglich und führen zu hohen Abgleichaufwände und dementsprechend zu hohen Kosten. Umso mehr erstaunt es, dass in der Praxis immer noch solche Fragestellungen unbeantwortet bleiben. Um dem entgegen zu wirken hat die SAP im Rahmen des Financial Supply Chain Management (FSCM) das Dispute Management entwickelt.
Die Bühler AG stellte sich dieser Herausforderung und führte mit Hilfe der ASC erfolgreich das Dispute Management der SAP ein. Vor Projektbeginn war der Prozess „Kundenklärungsfälle“ durch folgende Punkte gekennzeichnet:
- Die Fälle wurden in einem Excel-File geführt und monatlich aktualisiert
- Eine Konzern-Sicht auf die Fälle war nicht möglich, da jede Organisationseinheit eigene „Lösungen“ hatten
- Die interne Kommunikation und Bearbeitung war aufwendig, fand ungeführt und ad-hoc statt
- Eine systemtechnische Verbindung zwischen Klärungsfällen, offenen Posten in der Buchhaltung und Kundenaufträgen waren nicht vorhanden
- Die Dokumentation / Dokumente zu den Fällen waren separat abgelegt und somit nicht zentral verfügbar.
„Die Einführung von SAP Dispute Management löste unsere Probleme in diesem Bereich vollumfänglich. Die Integration in die bestehenden Prozesse war für uns zentral. Die Einführung eines Tools gab uns auch die Möglichkeit den Prozess zu optimieren und standardisieren. Die Zusammenarbeit mit unserem Beratungspartner ASC erwies sich auch in diesem neuen Tool von SAP als äusserst kompetent und effizient. Die Unterstützung durch ASC ermöglichte uns, das Projekt in kurzer Zeit erfolgreich durchzuführen und eine unseren Bedürfnissen entsprechende „schlanke“ Lösung zu realisieren.“
Thomas Behnke, Head SAP Applications FI/CO/HR/BI, Bühler Group
Nach der Definition der grundsätzlichen Anforderungen und Funktionalitäten wurde die ASC mit der Erstellung eines Prototypen beauftragt, um prüfen zu können, ob SAP Dispute Management die notwendige Funktionalität bietet. Dem erfolgreichen Aufbau des Prototyps folgte eine detaillierte Anforderungsdefinition, auf deren Basis die SAP DM-Applikation für Bühler aufgesetzt wurde. Nach einer kurzen, erfolgreichen Schulungs- und Testphase konnte die Applikation bei Bühler nach einer minimalen Projektdurchlaufzeit erfolgreich an die Benutzer übergeben werden. Sie wird nun in einem weiteren Schritt weltweit ausgerollt.
Folgende Aspekte kennzeichnen die Lösung:
- Ein zentrales Tool zur „Klärungsfallbearbeitung“ über alle Organisationseinheiten
- Integration in den bestehenden ERP-Prozess (Kundenauftrag, Debitorenposten, Klärungsfälle, Zahlungseingänge, Reporting) mit automatischer Aktualisierung der Klärungsfälle
- Zuweisung von Bearbeitern und Verantwortlichen sowie Unterstützung durch Workflow
- Hinterlegung der Kommunikation mit dem Kunden und den internen Stellen sowie Verbindung auf die notwendigen Dokumente im Klärungsfall
- Aktives Management der Fälle durch automatische Wiedervorlage und Auslösung von Korrespondenzen
Seit der Einführung der Dispute Management Applikation wurden die erwähnten Schwachstellen eliminiert. Der nachfolgend dargestellte „Order-to-Cash“ Prozess wird seither innerhalb des ganzen Konzernes als „Standard“ verwendet.