„Finanzkrise“, „Euro-Franken-Parität“, „US Dollar auf historischem Tiefpunkt“, „Verlagerung der Produktion ins Ausland“… sind Schlagzeilen – gewiss – aber dahinter steckt ein gemeinsamer Nenner, der in jedem international tätigen Unternehmen in letzter Zeit massiv an Bedeutung gewonnen hat.
Das Thema heisst: „Fremdwährungen“ und die sich daraus ergebenden Risiken. Eine zentrale Bedeutung für das Management dieser Risiken hat das Wissen über das sog. „FX Exposure“, welches wieder gibt, welche Geldzu- und -abflüsse in Fremdwährung ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt und insgesamt erwartet.
Die Schwierigkeit bei der Ermittlung des FX Exposure liegt hierbei vor allem darin, dass die Geldflüsse in der Zukunft liegen und sowohl in ihrer Höhe und dem zeitlichen Anfall somit nicht gesicherte Fakten, sondern Erwartungen repräsentieren.
Sind die ermittelten Werte falsch, führt dies i.d.R. dazu, dass Verkauf oder Kauf von Fremdwährungen zu schlechteren und ungeplanten Konditionen durchgeführt werden oder die Geldmittel in der entsprechenden Währung fehlen. Die Werte des FX Exposure basieren in einem Unternehmen auf den täglichen, operativen Transaktionen, sei dies der Abschluss eines Kundenauftrags, einer Bestellung bei einem Lieferanten, die Erstellung einer Kundenfaktura, etc. Viele Unternehmen tragen die Werte für die Berechnung ihres FX Exposure heute immer noch manuell zusammen – wenn überhaupt. Entsprechend unvollständig, aufwendig und intransparent sind häufig die so ermittelten Daten, auf deren Basis Entscheide gefällt werden, die zu Finanztransaktionen in Millionenhöhe führen.
Die Turbulenzen bei den Fremdwährungskursen und das dynamische internationale Wachstum lösten auch bei der Bühler AG das Bedürfnis aus, die Kontrolle der Geldflüsse durch eine systemgestützte Applikation abzulösen, um den Kontrollaufwand zu reduzieren, die Fehlerquellen zu reduzieren und jederzeit auskunftsfähig zu sein.
Mit den Anforderungen aus dem Fachbereich gelangte das Bühler SAP Competence Center an Ihren Beratungspartner für Finance & Controlling, die ASC, da die ASC schon mehrfach ähnliche Applikationen im Bereich FX Exposure und Cash-Flow-Planung für Ihre Kunden eingeführt hatte.
„Die Realisierung der FX Exposure Applikation war aufgrund der Wertefluss-Komplexität eine grosse Herausforderung. Die Zusammenarbeit mit unserem Beratungspartner ASC erwies sich für die erfolgreiche Projektgestaltung als zentral. Die ASC-Berater überzeugten mit ihrem fachlichen wie auch SAP-bezogenen Know-How. Die Erfahrung, die sie aus anderen Projekten einbrachten, war für das Projekt sehr hilfreich und entscheidend für die Konzeption der heutigen Applikation. Die notwendigen Zusatzentwicklungen wurden ebenfalls durch ASC realisiert und optimal mit SAP-Standard-Funktionalitäten zu einer homogenen Applikation kombiniert.“
Thomas Behnke, Head SAP Applications FI/CO/HR/BI, Bühler Group
Der Lösungsansatz sah vor, ein FX Exposure bis auf Stufe „Projekt (= Kundenauftrag)“ darzustellen, alle Cash Flows aus dem SAP zu integrieren und somit eine immer aktuelle Cash-Sicht auf das Projekt zu erlauben.
Da die Cash-Flows aus den operativen Prozessen in SAP SD, MM, FI etc. logisch miteinander verknüpft sind, wurde ein Werteflusskonzept definiert und umgesetzt, das jederzeit den Cash-Flow aufzeigt, der auf den aktuellsten Informationen des Prozesses basiert. Hierbei sind bei jedem Cash-Flow eine Unterscheidung zwischen externen Parteien (Kunden, Lieferanten) und Intercompany-Bewegungen im Konzern möglich.
Für das Reporting wurde früh entschieden, dies im SAP BW aufzubauen. Dieses bietet die notwendige Flexibilität in den Auswertungen. Neben den o.g. Cash-Flows wurden auch die Daten der getätigten Absicherungsgeschäfte (Hedges; unterteilt in „Qualified Hedges“ und weitere Kategorien) und Cash-Bestände in der Applikation ausgewiesen. Somit kann nicht nur das FX Exposure ausgewiesen werden, sondern es sind auch GAP’s zwischen Cash-Flow und vorhandenen Absicherungsgeschäften auf der Zeitachse sofort ersichtlich.
Als Nebenprodukt können im neuen Bühler FX Exposure-Reporting zudem auch die den Daten zu Grunde liegenden Fremdwährungskurse einfach überwacht werden. Dies vereinfacht die Kontrolle der zu verwendenden, intern definierten „Projektkurse“ wesentlich.
„Unsere Anforderungen an eine FX Exposure Applikation wurden sauber aufgenommen und detailliert umgesetzt. Wir sind heute täglich in der Lage, das FX Exposure zu analysieren. ASC hilft uns nun noch, das Reporting handhabbar zu gestalten. Damit werden wir die Risiken im FX Management noch besser unter Kontrolle haben.
Die Zusammenarbeit mit ASC in dem Projekt war sehr intensiv und erfolgreich, ausserdem auch für uns sehr lehrreich, um die Basis-Prozesse im SAP besser zu verstehen.“
Andreas Müller, Head of Corporate Treasury and Risk Management, Bühler Group
Zusammenfassend wurden folgende Ziele erreicht:
- Ein zentrales, systemgestütztes FX Exposure Reporting
- Ein „Sophisticated“ Werteflusskonzept, das sicherstellt, dass immer die bestmöglichen, aktuellsten Informationen als Cash Flows projiziert werden
- Aufgrund des globalen Ansatzes ist ein Rollout auf weitere Organisationseinheiten im Konzern einfach möglich
- Jederzeit standardisierte, aber auch flexible Auswertungen zu allen Fragen des FX Managements.
Aufgrund des Ansatzes ist die Erweiterung auf Cash-Flows in Hauswährung und damit auf eine vollständige Cash-Flow-Planung einfach möglich und wird bei Bühler aktuell umgesetzt.